Инвентаризация на склада с части: как и кога се прави

Частите се броят на три нива: пълна инвентаризация веднъж или два пъти годишно, частична по групи всеки месец, циклична за скъпите и бързооборотните части всяка седмица. Целта е една: числото в системата да съвпада с това на рафта.

Складът на автосервиз тихо изтича пари: кутия накладки, вложена без да е записана, филтър, взет назаем и невърнат, грешка при доставка. Поотделно е дребно. Заедно са липси за стотици евро на месец, а инвентаризацията е моментът, в който числото на хартия среща рафта.

Много сервизи правят инвентаризация веднъж годишно, под натиск от счетоводството, и я мразят. Честата и подредена инвентаризация е по-лека и по-точна, а спестява повече, отколкото отнема времето за нея. Тя е и част от по-широката тема за управлението на склада с авточасти, защото без точни наличности всичко останало в склада е гадаене.

Пълна инвентаризация: всичко наведнъж

Броите всичко: всяка част, всеки рафт, цялата наличност. Картината излиза най-точна, но складът спира и отнема много време, затова пълното броене се прави рядко, веднъж годишно или при смяна на отговорник.

Подгответе я добре. Замразете движенията за периода на броене, иначе бройката бяга, докато броите. Изберете ден с малко коли, събота следобед или неделя. Разпределете рафтовете между хората, така че никой да не брои два пъти една и съща кутия. Резултатът е числото, спрямо което мерите всичко след това.

Частична инвентаризация: по сектор или група

Обхваща само част от склада, например само маслата, само спирачните части или един определен рафт. Прави се по-често, защото е бърза и не спира цялата работа.

Логиката е да въртите секторите. Този месец масла и филтри, следващия ходова част, после електрика. За година сте минали всичко, без нито веднъж да спирате склада изцяло. Записвайте кой сектор кога е броен, иначе след три месеца никой не помни дали накладките са минати.

Циклична инвентаризация: малко и постоянно

Такава проверка пасва на активен сервиз с голям оборот на части. Всеки ден или седмица проверявате малка група артикули по график, така че винаги нещо се брои, но никога много наведнъж.

Ползата е, че липсите изскачат рано, докато сумата е малка. Освен това хората свикват с процеса и той спира да е събитие. Започнете от най-скъпите и най-движещите се части, там грешка боли най-много. Един майстор може да преброи десет артикула за пет минути преди първата кола сутринта.

Колко често и кое кога

Честотата зависи от стойността и оборота на частта. Колкото по-скъпа и по-движеща се е тя, толкова по-често я броите.

Извънредната проверка е полезна около смяната на гумите, когато складът се пълни и празни за седмици. Как да подредите този период е отделна тема в статията за организацията на сезона на гумите.

Подготовка преди броенето

Инвентаризацията върви добре, ако подготовката е свършена предварително. Ако рафтовете са разбъркани и половината кутии нямат етикет, ще броите два пъти и пак ще имате грешки.

Няколко неща, които вършат работа във всеки сервиз:

• Всяка част има артикулен номер и етикет на кутията или на рафта
• Еднаквите части стоят на едно място, не разпилени по три рафта
• Върнатите части от отказани ремонти са върнати на мястото си, не в кашон под тезгяха
• Частите, донесени от клиента, стоят отделно и не се броят в склада
• Отворените опаковки с масла и консумативи имат ясно правило как се броят
• Листът за броене е готов предварително с очакваните количества скрити

Последната точка е важна. Ако човекът, който брои, вижда, че системата очаква 12 филтъра, ще намери 12. Нека първо преброи, после да сравнява.

Как се брои на практика

Броенето става по двойки или по лист, като всеки артикул се отбелязва веднъж. Един брои, друг записва. Така се хващат грешки при четене на етикет или бъркане на близки номера.

Не бройте по памет и не закръгляйте. Ако в кутията пише 10, а вътре са 9, записвате 9. Ако една част е на канала в момента, тя е вложена, а не налична, и картата трябва да я е изписала. Ако не е, точно това е първата липса, която сте намерили.

Записвайте и състоянието. Част с повредена опаковка или изтекъл срок на годност е налична по бройка, но не е продаваема. Такива артикули се отделят и се решава какво става с тях: връщане на доставчика, отписване или продажба с отстъпка.

Как софтуерът прави разликата налично и реално

Тук е голямата полза. Системата държи колко би трябвало да има на склад: заприходено минус вложено по работни карти. Инвентаризацията дава колко реално има на рафта. Разликата между двете е липсата или излишъкът, и тя е черно на бяло.

Без софтуер тази разлика е невидима. Нямате число за това, което трябва да има, за да го сравните с това, което има. Със заведени движения всяка вложена част сама се изважда, така че очакваната наличност винаги е актуална. При броенето просто въвеждате реалното и системата ви показва къде и колко не съвпада, вместо да гадаете.

Функцията склад за части в Сервизко работи точно така: движения по доставки и по карти, минимални количества и инвентаризация, при която въвеждате преброеното и виждате разликата по артикул.

Какво да правите с липсите

Липсата първо се коригира, после се обяснява. Ако не коригирате наличността, следващия месец пак ще броите същата разлика плюс новата. Ако не потърсите причината, липсата ще се повтори.

Най-честите причини при проверка са:

• Част, вложена в кола без да е записана в работната карта
• Грешно количество при заприходяване на доставка
• Част, дадена на познат или на колега сервиз и невърната
• Бъркане на два близки артикулни номера при изписване
• Върната част от отказан ремонт, която не е заприходена обратно

Всяка от тях има просто правило срещу повторение. Частта се изписва от картата в момента на влагане, доставката се проверява по бройки преди да се завери, нищо не излиза от склада без запис. Когато правилата се спазват, инвентаризацията само потвърждава това, което системата вече показва.

Излишъкът също е сигнал

Излишък на рафта не е подарък. Той значи, че нещо е изписано, без да е вложено, или че доставка е заприходена два пъти. И в двата случая някоя работна карта е грешна, а с нея и сметката към клиента.

Проверете картите, по които е изписана тази част, за последния период. Ако клиент е платил за част, която все още стои на рафта, имате проблем и с фактурата, освен със склада. Как това се отразява на реалния резултат по карта е описано в статията за печалбата по работна карта.

Инвентаризацията и стойността на склада

Броенето дава бройки, но собственикът гледа пари. Всяка липса има доставна цена. Умножена по бройката, тя показва колко реално е изтекло от склада за периода.

Съберете стойността на липсите след всяка инвентаризация и я сравнете с предишната. Ако числото пада, правилата работят. Ако расте, някъде има дупка, която не се вижда от офиса. Същата сметка показва и колко пари стоят замразени в части, които не са мърдали от година. Те заемат рафт и капитал, а често могат да се върнат на доставчика или да се продадат. Каква надценка е реалистична, за да не остават части на рафта, е тема на статията за надценката на частите.

Първата инвентаризация при въвеждане на софтуер

Първото броене при преминаване от тетрадка към програма е различно. Тогава нямате очаквана наличност, с която да сравните. Броенето става началното салдо на склада.

Не се опитвайте да заприходите целия склад в един уикенд. По-лекият път е да въвеждате частите, докато работите: всяка доставка се заприходява, всяка вложена част се изписва. След месец активните артикули са вътре с реални бройки. После правите пълно броене само на това, което е останало незаписано, обикновено бавнооборотни части, и складът е цял.

Кой отговаря и кой проверява

Инвентаризацията иска един отговорник и един проверяващ. Ако този, който изписва частите, е и този, който брои, грешките му остават невидими, дори при добра воля.

В малък сервиз това може да е майсторът на склада и собственикът. В по-голям, офисът брои, а складовият отговорник присъства и обяснява разликите. Резултатът се подписва от двамата и се пази. При следващата инвентаризация имате с какво да сравните, а при смяна на отговорник новият започва от ясна база.

Карайте пълна инвентаризация рядко, частична веднъж месечно, а циклична постоянно за скъпите части. Когато софтуерът държи точна очакваната наличност, броенето само потвърждава числото, вместо да е изненада.