Работна карта за автосервиз: образец, полета, пример

Електронна работна карта: как картата работи в програмата Сервизко.

Работната карта за автосервиз съдържа автомобила, клиента, оплакването, диагнозата, услугите с часове, вложените части, сумите, статуса и подписите. Добре направена, тя пести спорове и е началото на фактурата. Когато е на хартия или липсва, изтичат данни, време и пари. По-долу са полетата едно по едно, попълнен пример и образец, който може да свалите. Ако искате картата да се попълва и смята сама, вижте нашата програма за работни карти.

Задължителните полета

Без тези полета картата не върши работа при спор с клиент или при проверка на сметката. Таблицата дава кое поле за какво служи и какво става, ако го няма.

Разделението между оплакване и диагноза е най-важното в цялата карта. Първото е какво усеща клиентът ("тропа отпред"), второто е какво намира майсторът ("износени носещи тампони"). Когато двете са в едно поле, никой после не може да каже кой какво е искал.

Попълнен пример на работна карта

Попълнената карта се чете отгоре надолу като разказ за ремонта. Примерът е общ, със заменени лични данни, за да се види как изглеждат полетата в реална работа.

Числата са само за илюстрация на структурата. Вашите ставки и цени идват от вашата сметка, а как се смята часовата ставка има в статията за ценообразуването на труда.

Образец за сваляне

Готовият образец на работна карта за автосервиз съдържа всички полета от таблицата по-горе и е за печат или попълване на компютър. Той е за сервизи, които все още работят на хартия или искат резервен вариант, когато няма ток или интернет.

Ако приемате колата с отделен документ, бланката за поръчка за ремонт покрива частта, която клиентът подписва при приемане: какво възлага, до каква сума и при какви условия. Работната карта после записва изпълнението.

Разлика между работна карта, поръчка и протокол

Трите документа се допълват и всеки върши различна работа при спор. Поръчката за ремонт е волята на клиента: какво иска и до каква сума. Приемо-предавателният протокол е състоянието на автомобила при приемане: драскотини, ниво на гориво, вещи в колата. Работната карта е изпълнението: какво е намерено, какво е направено, с какви части.

В малкия сервиз това често е един лист с три части. В програмата са три свързани записа към една кола. Приемо-предавателният протокол е най-полезен при по-скъпи коли и при коли, които остават за повече от ден.

Защо хартията губи пари

Хартиената карта струва повече от абонамент, макар да изглежда безплатна. Почеркът е нечетлив, листът се губи, а данните не отиват никъде сами. Една вложена част, която не е записана, е чиста загуба. Една фактура, преписвана на ръка от картата, е двойна работа и източник на грешки.

Хартията също няма история. Когато същата кола се върне след шест месеца, никой не помни какво е правено. С дигитална карта историята на ремонтите по автомобил е на един клик, заедно с частите и майстора, който е работил.

Статусите на ремонта

Статусът е малкото поле, което носи голям ред. Минималната верига е: приета, в работа, завършена, фактурирана. Пред нея стои чернова, докато картата се оформя при приемане.

Клиентът, който знае на какъв етап е колата му, се обажда по-малко и се доверява повече. Вие пък виждате с един поглед колко коли чакат, колко са в работа и колко са готови за фактуриране. Когато статусите се сменят с едно докосване от телефона на майстора, целият сервиз работи по-спокойно.

Роли: кой какво вижда в картата

Добрият образец разделя видимото според ролята. Майсторът вижда работата и частите, офисът вижда клиента и статуса, собственикът вижда числата. На хартия това е невъзможно и всички гледат един и същ лист. В програма ролите се настройват веднъж. В софтуера за работни карти на Сервизко например ролите са три: собственик, офис и механик, и механикът работи по картата от телефона си на канала.

От картата до фактурата

Завършената карта трябва да се превръща във фактура с едно действие, със същите услуги, части и суми. Преписването е най-честият източник на грешки и забавени плащания. Когато частта е вложена в картата, тя е изписана от склада и е във фактурата. Когато часовете са записани, трудът е в сметката.

Фактурата от карта носи и реквизитите на клиента, ако са попълнени при приемането. Затова полето за фирма и ЕИК се попълва в картата още при приемането, докато клиентът е пред вас. Кои грешки стават най-често при този преход има в статията за грешките при фактуриране в автосервиз.

Какво да пишете в забележките

В забележките отиват нещата, които после стават спор: отказаните от клиента позиции, частите, донесени от клиента, състоянието на колата при приемане и обявената гаранция за ремонта. Законът не определя срок за гаранция на услуга, затова сервизът сам обявява търговска гаранция на труда и на вложените части и е добре тя да е написана в картата и в общите условия. Това не е правен съвет и правилата се променят, затова сверявайте с актуалния текст на закона.

Картата, в която е записано какво клиентът е отказал и какво е подписал, е най-силният документ при рекламация. Хартиен или дигитален, той струва повече от всякакви обяснения след месец.

Източници

• https://www.nazp.bg/Какво-са-законова-и-търговска-гаранцията-и-как-се-предявява-рекламация_n89_l6.html
• https://vigo.bg/documents/ZZP.pdf