Първите 30 дни със софтуер за автосервиз: чеклист по дни

Когато една програма за сервиз "не сработи", рядко е заради програмата. Обикновено първите две седмици минават наполовина. Няколко карти в програмата, останалите в тефтера, и след месец никой не знае кое къде е. Този списък за първите 30 дни е точно срещу това.

Преди първия ден

Изберете дата, от която всяка нова кола влиза само в програмата. Не "и в тефтера за всеки случай" и не "като има време". Ако водите и двете, работата се удвоява, никой не издържа и всичко се връща в тефтера.

Изберете и кой отговаря. Един човек приема колите и прави картите през първите седмици. Другите се включват, когато вече е ясно как става.

Ако идвате от Excel или от стара програма, извадете от тях само две таблици: клиенти с телефони и коли с номера. Услугите и цените ги напишете наново, защото старият списък обикновено има по три реда за едно и също нещо. Какво се пренася и какво се оставя при преминаването от Excel е описано отделно.

Понеделник не е добър ден за старт. Изберете вторник или сряда, когато сутрешната вълна е по-малка и има време да се спрете на първата карта.

Ден 1 до 3: основата

Въведете данните на сервиза (име, ЕИК, адрес, банкова сметка, лого за документите) и услугите с цени. Двайсет-трийсет от най-честите услуги стигат, другите ги добавяте, когато потрябват. Ако имате списък с клиенти и коли, вкарайте най-редовните 20-30. Останалите влизат, когато дойдат. Направете потребителите с правилните роли: шеф, офис, майстори.

Услугите се въвеждат с цена на труда и време. Ако нямате ясна часова ставка, това е моментът да я сметнете, защото програмата ще ви пита за нея при всяка услуга. Калкулаторът за часова ставка дава числото от разходите на сервиза и часовете, които реално се продават. Ценоразписът, който излиза от това, се слага и на видно място в приемната, а готов образец има в бланката за ценоразпис на автосервиз.

Склада не го пипайте още. Той е най-много работа и най-лесно се отлага.

Ден 4 до 10: първите карти

Карта за всяка кола, от приемането до фактурата. Целта тази седмица е навикът: карта, услуги, части, приключване, фактура. Скоростта идва после. След десетата карта ще видите какво ви липсва (услуга, поле, документ) и ще го добавите за минута.

Тук влизат и майсторите. Отварят картата от телефона и отмятат какво са свършили. Ако това не стане през първата седмица, няма да стане изобщо.

Дайте на майсторите една-единствена задача за тази седмица: отваряш картата, отмяташ, снимаш. Не ги карайте да добавят части и да пишат диагнози още първия ден. Когато отмятането стане навик, добавяте следващото. Какво трябва да има в картата и как се минава по статуси е описано в статията за работната карта в автосервиза.

В края на десетия ден седнете с отговорния и прегледайте картите. Има ли карти без части, без приключване или без фактура? Всяка от тях е сигнал за стъпка, която някой прескача.

Ден 11 до 20: складът и графикът

Сега вкарайте склада: най-продаваните 50-100 артикула с наличности. Останалото се добавя при първата доставка. Сложете минимални количества, за да ви светва, когато нещо свършва.

Наличностите се броят на рафта, без преписване от старата таблица. Стара таблица с 40 маслени филтъра, от които на рафта има 12, ще ви лъже от първия ден. Как да броите бързо и без да спирате работата е описано в статията за инвентаризацията на склада. Как след това да го поддържате точен, без някой да го брои всяка седмица, е разгледано в статията за управлението на склада за части.

От този момент частите в картата се изписват от склада сами. Ако майсторът вземе част от рафта и не я сложи в картата, складът ще се размине и това ще се види на следващата проверка. Затова частите влизат в картата в деня, в който се влагат.

Пуснете и графика. Всички часове се записват в програмата, страницата за онлайн записване се пуска, напомнянето за час се включва.

Графикът тръгва лесно, ако времената на услугите са въведени още в първите три дни. Сложете всички часове за следващата седмица в календара и спрете да ги пишете на дъската. Ако някой попита "кога имаме място", отговорът идва от календара вместо от главата на офиса.

Ден 21 до 30: клиентите и отчетите

Пуснете напомнянията към клиентите за изтичащ преглед и за сервиз по километри. От този момент програмата започва и да ви носи работа, освен че я записва.

Напомнянията тръгват от датите, които вече са в програмата: последния преглед от проверката по номер и километрите от последната карта. Първите съобщения ще стигнат до клиентите от първите двайсет дни, а след три месеца ще покриват всички. Какви срокове и какъв текст работят е описано в статията за напомнянията за технически преглед.

Погледнете първите отчети: приходи по услуги, по майстори, печалба по карта. Ще видите неща, които тефтерът никога не ви е показвал.

Не очаквайте отчетите от първия месец да са точни до евро. Те са от двайсетина дни работа, в които сте се учили. Гледайте ги, за да видите дали данните влизат правилно: ако някой майстор няма нито една карта, значи картите се пишат на друг. Кои числа да следите постоянно и как да ги четете е събрано в статията за отчетите и KPI на автосервиза.

Какво да не правите

Не пренасяйте старата история на ръка. Старите карти си остават в тефтера, новите са в програмата и след три месеца никой не гледа назад. Не чакайте да въведете всичко, преди да започнете. Всичко никога не се въвежда.

Не сменяйте отговорния по средата. Ако човекът, който е започнал картите, отиде в отпуск на десетия ден, планът се къса. Изберете месец, в който отговорният е на място.

Не пускайте всичко наведнъж. Склад, график, напомняния и портал за клиенти в първата седмица значи нито едно от тях да не заработи. По едно нещо на седмица е темпото, което държи.

Как изглежда сервизът на 30-ия ден

Всяка кола от датата на старта има карта. Майсторите отмятат от телефона. Складът показва реални наличности за най-продаваните части. Часовете са в календара, а клиентите могат да си запазят час от сайта. Първите напомняния са тръгнали. Отчетът за месеца показва кой майстор колко е свършил и коя услуга носи най-много.

Ако три от тези шест неща не са на място, не сте закъснели. Върнете се на съответната седмица от таблицата и я довършете, преди да продължите.

Един човек отговаря от старта, без двойно тефтерче, а майсторите влизат в програмата от първата седмица. Така тя става начин на работа, а не поредната икона на компютъра.

Сервизко е направен за такъв старт: каталог с услуги и цени, роли за екипа и 14 дни безплатно за първите карти.